Nowe przepisy dotyczące pracę zdalną już obowiązują. W cyfrowym świecicie, gdzie pandemia COVID-19 diametralnie przyśpieszyła odejście od klasycznego sposobu wykonywania pracy w siedzibie pracodawcy, praca zdalna stanowi niewątpliwie odpowiedź na potrzeby i wymagania przedsiębiorców XXI wieku, zwłaszcza tych z branży cyfrowej. W związku z tym, kluczowym wydaje się wskazanie na czym rzeczona praca zdalna polega i z jakimi konsekwencjami wiąże się ona dla pracownika i pracodawcy.

Ustawa wprowadzająca pracę zdalną do kodeksu pracy została podpisana przez Prezydenta RP dnia 30 stycznia 2023 r.

Przepisy dotyczące pracy zdalnej zaczęły obowiązywać od 7 kwietnia 2023 r.

Według nowego prawa, pracować zdalnie można w całkowitym wymiarze lub hybrydowo (częściowo w domu, częściowo w firmie).

Czym jest praca zdalna?

Praca zdalna według przepisów to wykonywanie obowiązków w całości lub częściowo w miejscu wskazanym prze pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym w miejscu zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Oznacza to, że w godzinach pracy pracownik musi być dostępny w zgłoszonym przez niego miejscu świadczenia pracy. Jeżeli pracownik przeniesie się w inne miejsce np. do kawiarni, będzie to niezgodne z prawem. Pracownik nie może również usprawiedliwiać się problemami z zasięgiem czy brakiem dostępu do Internetu.

Zasady wykonywania pracy zdalnej

Ustawa wprowadza obowiązek określania zasad wykonywania pracy zdalnej w:

• porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi),
• regulaminie ustalonym przez pracodawcę – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna taka organizacja (wtedy regulamin byłby ustalany po konsultacji z przedstawicielami pracowników).

Wykonywanie pracy zdalnej dopuszczalne jest także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie ze związkami zawodowymi albo nie został wydany regulamin. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Uregulowaniu podlegają następujące kwestie, tj.:

• ustalenie grupy lub grup pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną,
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów świadczenia pracy w formie zdalnej,
• zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu,
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
• zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
• zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
• zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych,
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Zgodnie z nowymi przepisami, pracownikowi, na jego wniosek, przysługują w roku kalendarzowym 24 dni pracy zdalnej. Z wnioskiem o pracę zdalną okazjonalną może wystąpić wyłącznie pracownik. Potrzebę wprowadzenia instytucji pracy zdalnej okazjonalnej ustawodawca uzasadnił interesem pracownika, który ze względu na szczególne okoliczności nie może wykonywać pracy w stałym miejscu (jako przykładowe okoliczności wymienił konieczność opieki nad członkiem rodziny czy wyjazd do innej miejscowości w celu załatwienia spraw osobistych).

Umożliwienie pracodawcy polecenia pracownikowi pracy zdalnej w szczególnych przypadkach

Pracodawca może polecić pracownikowi pracę zdalną w szczególnych okolicznościach, tj. w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu epidemii albo stanu zagrożenia epidemicznego oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w którym z powodu siły wyższej (np. pożar lub zalanie zakładu pracy) zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie będzie czasowo możliwe.     

Obowiązek uwzględnienia wniosku o pracę zdalną

Pracodawca, co do zasady, musi uwzględnić wniosek o pracę zdalną złożony przez:

• pracownicę w ciąży,
• pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
• pracownika, o którym mowa w art. 1421 § 1 pkt 2 i 3 Kodeksu pracy, tj.:
  • pracownika-rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”, to jest zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu;
  • pracownika-rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych;
  • pracownika-rodzica dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe.

Pracodawca może takiemu pracownikowi odmówić pracy zdalnej tylko w sytuacji, kiedy jej wykonywanie nie będzie możliwe ze względu na rodzaj pracy albo organizację pracy. O przyczynie odmowy pracodawca musi poinformować pracownika.

Obowiązki pracodawcy przy pracy zdalnej

Pracodawca zobowiązany został do zapewnienia pracownikowi zdalnemu materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do pracy zdalnej.

Ustawa przewiduje możliwość używania przez pracownika prywatnych narzędzi pracy (np. komputera) w sytuacji, w której obie strony stosunku pracy tak ustalą, pod warunkiem, że prywatne urządzenia techniczne i inne narzędzia pracy pracownika wykorzystywane przez niego do pracy będą zapewniały bezpieczeństwo pracy. W takim przypadku pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą, zapewnienia instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do pracy zdalnej lub pokrycia niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do pracy zdalnej, a także kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych, pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli taki obowiązek zostanie określony w porozumieniu (zawartym ze związkami zawodowymi) lub regulaminie (bądź w przypadku braku porozumienia lub regulaminu – w wydanym poleceniu albo porozumieniu zawartym z pracownikiem), zapewnienia pracownikowi zdalnemu niezbędnych do wykonywania tej pracy szkoleń i pomocy technicznej,  umożliwienia pracownikowi zdalnemu przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktowania się z innymi pracownikami i korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej (na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników). W związku z powyższym warto rozważyć zlecenie stałej obsługi prawnej i podatkowej wybranej kancelarii prawnej.

Prawo do wycofania się z pracy zdalnej

Przepisy przewidują, że w razie uzgodnienia pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia zarówno pracownik, jak i pracodawca mogą wystąpić z wiążącym wnioskiem o powrót do tradycyjnej pracy w zakładzie pracy.

Pracownik z pracodawcą ustalają termin przywrócenia poprzednich warunków pracy (tj. pracy tradycyjnej, np. w siedzibie firmy), a jeżeli nie dojdą do porozumienia – następuje to po upływie 30 dni od wniosku pracownika lub pracodawcy w tej sprawie.