W niedługim okresie będzie miała miejsca nowelizacja przepisów, które dotkną przedsiębiorców, w tym spółki prawa handlowego. Nowe regulacje wymagają podjęcia konkretnych działań celem dostosowania się do nowych wymogów. Zmiany będą dotyczyć e-doręczeń, czyli dostarczania korespondencji w relacji między organami państwowymi a przedsiębiorcami.

Zgodnie z nowymi przepisami, wszystkie spółki będą zobowiązane do:

• Założenia oraz aktywacji adresu do e-Doręczeń, który będzie służył do odbierania korespondencji od organów administracji publicznej oraz innych instytucji publicznych.
• Zarejestrowania się w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE).

W efekcie zarejestrowania się w BAE, cała korespondencja elektroniczna od instytucji publicznych będzie kierowana na wskazany adres e-mail do e-Doręczeń. Warto zaznaczyć, że korespondencja ta będzie miała taki sam status prawny, jak list polecony, co będzie szczególnie istotne w przypadku postępowań przed organami administracji.

Zmiany te będą obowiązywać od 10 grudnia 2023 roku. W kontekście składania wniosków do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) o wpis nowych spółek lub innych podmiotów niepublicznych, wnioski te nie będą akceptowane, chyba że spełnione zostaną następujące warunki:

• Konieczne dane do założenia adresu do e-Doręczeń muszą zostać umieszczone we wniosku w sposób umożliwiający utworzenie takiego adresu.
• Spółka musi potwierdzić posiadanie adresu do e-Doręczeń, a dane w Bazie Adresów Elektronicznych muszą być aktualne.

W razie braku publicznego adresu do rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz powiązanego z nim adresu do e-Doręczeń, spółka musi złożyć oświadczenie o rezygnacji z tej usługi, pod warunkiem zapewnienia możliwości doręczania korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych zarejestrowany w BAE.

Ponadto, do 10 marca 2024 roku, wszystkie istniejące spółki oraz inne podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS przed 10 grudnia 2023 roku, będą zobowiązane do założenia konta e-mail do e-Doręczeń i zarejestrowania się w Bazie Adresów Elektronicznych.

Należy zaznaczyć, że obecnie nie przewiduje się kar za nierealizowanie tych obowiązków. Niemniej jednak, niezrealizowanie ich może prowadzić do utrudnień w otrzymywaniu korespondencji od organów administracji publicznej i centralnych urzędów od 10 marca 2024 roku, a także korespondencji od innych instytucji publicznych, jednostek samorządu terytorialnego oraz sądów począwszy od 2029 roku.

W związku z tym, zalecamy założenie i aktywację adresu do e-Doręczeń do 10 grudnia 2023 roku. Obecnie możliwe jest założenie adresu do e-Doręczeń za pośrednictwem dostawcy publicznego. Po założeniu konta u dostawcy publicznego, konieczne jest jego aktywowanie, co skutkuje wpisaniem adresu do doręczeń elektronicznych do BAE.

Warto również zaznaczyć, że prywatni dostawcy, spełniając odpowiednie wymagania, mogą ubiegać się o wpis do rejestru kwalifikowanych dostawców usług zaufania, co umożliwia świadczenie usługi kwalifikowanego rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz powiązanych usług.

Niezależnie od wyboru dostawcy, adres do e-Doręczeń musi zostać zarejestrowany w Bazie Adresów Elektronicznych, nawet jeśli został założony u dostawcy prywatnego.